Un plan de maîtrise sanitaire ne promet pas l'absence d'écart : il promet qu'un écart est vu, traité et tracé. Cette fiche de non-conformité apporte cette preuve. Elle se remplit au moment du constat : chambre froide hors plage, livraison refusée, date dépassée, refroidissement trop lent. Elle décrit l'écart, le sort du produit, la correction et sa vérification. Elle complète les enregistrements décrits dans nos articles sur la gestion des DLC et la traçabilité des produits, et prend toute sa valeur le jour où il faut présenter son dossier.
La présente fiche enregistre un écart constaté par rapport aux règles du plan de maîtrise sanitaire de l'établissement, ainsi que les mesures prises pour le traiter. Elle ne constitue ni une sanction ni un jugement sur la personne qui a relevé l'écart : signaler un problème est un geste attendu de chaque membre de l'équipe. La fiche est remplie au moment du constat, de façon lisible, sans rature non signée, et elle est conservée avec les autres enregistrements du plan.
L'écart est décrit de manière factuelle : ce qui a été observé, où, quand, par qui, et avec quel instrument le cas échéant (thermomètre à sonde, testeur d'huile, lecture d'étiquette). La valeur ou la situation constatée est rapprochée de la limite prévue par le plan de maîtrise sanitaire. Les suppositions sur la cause sont notées comme telles, dans la rubrique prévue, et distinguées des faits. Si plusieurs produits sont concernés, chacun est listé avec sa quantité et, lorsqu'il est connu, son numéro de lot.
Tout produit touché par l'écart est immédiatement isolé et identifié, de façon à ne pas être servi par erreur pendant la réflexion. La décision finale est inscrite sur la fiche : destruction, retour au fournisseur, utilisation après un traitement qui élimine le danger, ou remise en circulation si l'écart s'avère sans conséquence. La personne qui prend cette décision est nommée. En cas de doute sur l'état d'un produit, la destruction est la règle de prudence retenue par l'établissement.
L'action immédiate vise à faire cesser le risque sans délai : transférer les produits dans une autre enceinte, refuser une livraison, refaire un nettoyage, retirer une préparation du service. L'action corrective vise la cause et s'inscrit dans la durée : réparation ou remplacement d'un équipement, modification d'une procédure, rappel ou formation d'un membre de l'équipe, changement de fournisseur. Chaque action corrective a un responsable désigné et une échéance, inscrits sur la fiche.
À l'échéance fixée, une personne différente de celle qui a réalisé l'action, quand l'organisation le permet, vérifie que l'écart ne s'est pas reproduit et que la mesure décidée est bien en place. Le résultat de cette vérification est noté sur la fiche avec sa date. Si l'écart persiste, une nouvelle fiche est ouverte en référence à la première, et la cause est réexaminée. La fiche n'est considérée comme close qu'après cette vérification.
Lorsque l'écart concerne un produit reçu, le fournisseur est informé et sa réponse est notée. Lorsque le produit a pu être servi avant le constat, les plats et les services concernés sont identifiés grâce aux enregistrements de traçabilité, et la conduite à tenir est décidée par le responsable de l'établissement, le cas échéant après avis des autorités compétentes. Les obligations de signalement éventuelles sont à vérifier selon les textes en vigueur.
La fiche est signée par la personne qui a constaté l'écart et par le responsable de l'établissement ou son représentant. Elle est classée par ordre chronologique avec les relevés de température, les feuilles de nettoyage et les bons de livraison, et reste consultable lors d'un audit ou d'un contrôle. La durée de conservation retenue est celle prévue par le plan de maîtrise sanitaire de l'établissement, à vérifier selon les textes en vigueur.
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